Uno dei problemi più ricorrenti che trovo al lavoro, è quello di organizzarmi sulla base delle priorità e lo strumento che voglio condividere in questo post è probabilmente la migliore soluzione che abbia mai adottato. Ho conosciuto questo strumento grazie a Nives Tomatis, una coaching davvero molto brava dove mi sono recato un paio di volte per riorganizzarmi la vita (con ottimi risultati !!).

Chi è innanzitutto Stephen Covey ? Si tratta di un’autorità sulla leadership riconosciuta a livello internazionale, un consulente aziendale e fondatore dell’ex Covey Leadership Center e co-presidente della Franklin Covey Company.
Covey è autore di diversi libri acclamati, incluso The 7 Habits of Highly Effective People (Le 7 regole per avere successo), che è al vertice delle liste dei bestseller da oltre sette anni: ne sono state vendute più di dieci milioni di copie in ventotto lingue e in settanta paesi.
Dopo questa presentazione vediamo che cos’è il quadrante di Stephen Covey e a che cosa può servirci.
Il quadrante di Covey è uno strumento di time management, ovvero per la pianificazione del proprio tempo e delle proprie attività in funzione della sua urgenza e della sua importanza.
L’utilizzo più diffuso è certamente nella pianificazione dell’attività lavorativa ma può essere applicato benissimo anche in altri ambiti.
Il quadrante di Covey si divide sostanzialmente in 4 celle e, ad ogni cella, corrispondono attività diverse: avremo le attività importanti e urgenti, le attività urgenti non importanti, quelle non urgenti ma importanti ed infine le non urgenti e non importanti.

Vediamo dettagliatamente che cosa rappresentano:

1. Urgenti / Importanti
In questo quadrante vanno inserite tutte quelle attività che per sua natura non possono essere rinviate e vanno risolte subito: se ci prende fuoco la casa in questo quadrato inseriremo “salvare chi c’è dentro”.

2. Urgenti / Non importanti
In questo quadrato inseriremo invece tutte quelle attività di servizio che sono meno importanti ma comunque urgenti (spesso anche noiose): se ci prende fuoco la casa in questo quadrato inseriremo “chiamare i pompieri”.

3. Non urgenti / Importanti
In questo quadrante inseriremo le attività di formazione, crescita personale e ricerca: se ci prende fuoco la casa in questo quadrato inseriremo “chiamare l’assicurazione”.

4. Non urgenti / Non importanti
In questo inseriremo invece le perdite di tempo: controllare il profilo personale su facebook, rispondere alle email di amici su attività di svago, leggere qualche gossip: se ci prende fuoco la casa in questo quadrato inseriremo “informare gli amici”.

La pianificazione del tempo e delle proprie attività secondo questo schema permette una gestione certamente migliore sia da un punto di vista della produttività, sia da un punto di vista della qualità del lavoro svolto.
C’è però una cosa molto importante da tenere in considerazione: questo quadrante viene spesso compilato tralasciando quelle attività extra lavorative o non previste come “prendersi delle pause per scherzare con i colleghi”, “farsi qualche chiacchierata con i clienti”, “affrontare gli imprevisti”, ecc. che sono molto utili per due motivi: le prime due aiutano ad affrontare la giornata con più spensieratezza e quindi con uno stress minore, l’ultima invece fa sì che qualunque cosa dovesse accadere abbiamo provveduto a dargli una collocazione di importanza/urgenza tale da poterla affrontare serenamente.

Questo post è tratto dal mio libro Ciò che conta: riflessioni sul valore dell’esistenza.